As mudanças no sistema de controle fiscal das Secretarias de Fazendas Estaduais (Sefaz) de todo o País já está funcionando a pleno vapor. A nova Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), segunda geração (2G), atinge praticamente todas as instituições brasileiras que estão dentro da obrigatoriedade do uso dessa moderna ferramenta

Desde abril de 2011, as empresas operam dentro da nova versão de NF-e, que traz inúmeras melhorias. No Rio Grande do Sul, de acordo com o subsecretário-adjunto da Receita Estadual, o agente fiscal Newton Guaraná, todas as exigências estão sendo cumpridas. Ele explica que as mudanças atendem a uma necessidade do mercado, oportunizando o reconhecimento de erros que antes só podiam ser realizados separadamente. Muitas outras melhorias ainda estão em estudo e deverão ser implementadas em 2012.

Durante o ano que passou, os órgãos fazendários de todos os estados representados pelo Encontro Nacional de Administradores Tributários Estaduais (Encat) e a Receita Federal do Brasil (RFB), buscaram fazer as adaptações necessárias na qualidade das informações prestadas através da NF-e. De acordo com os dados do Encat, até janeiro de 2012, mais de um milhão de contribuintes estavam autorizados a emitir o documento, o que representa um volume de autorizações de 180 milhões de documentos ao mês, em ambientes de autorização robustos e com tempos de resposta abaixo de um segundo.

A nova versão possibilita maior integração de diversos sistemas, ou seja, trata-se de ampla e precisa malha fiscal que possibilita aos órgãos fazendários e demais envolvidos maior controle em todo o processo de produção, comercialização, transporte e trânsito das mercadorias. O agente fiscal explica que ela amplia a qualidade da informação, pois é possível saber todo o seu percurso, desde a saída da empresa até a chegada ao destinatário final.

Segundo Guaraná, a primeira versão da NF-e era estática e não permitia a modificação de qualquer evento, seja um cancelamento ou uma simples correção. “Ela não permitia qualquer agregação, pois poderia colocar em risco a segurança da operação”, comenta. Quando o contribuinte cometia um erro em algum dado, era preciso fazer uma carta de correção, porém, hoje, isso já pode ser alterado no próprio documento digital.

Mesmo que existam soluções de NF-e disponíveis no mercado, essa adaptação da segunda geração, de acordo com o subsecretário, não exige que o emitente adquira um novo sistema de emissão, pois as funcionalidades se encontram basicamente nos sistemas das Secretarias de Fazenda. “É claro que existirão eventos que exigem adaptações nos sistemas dos contribuintes, mas estas são adaptações, e não um novo sistema”, explica Guaraná.

A arrecadação via documento eletrônico representa em torno de 70% da receita do Estado, pois os serviços como energia elétrica, telecomunicação e comércio varejista não necessitam de NF-e, que juntas somam 30%. De acordo com o subsecretário-adjunto, as validações também estão mudando. O sistema faz checagem dos dados e as validações são bloqueadas se o contribuinte cometer alguns erros, tais como valores, código de barra que não traduza a operação ou a base de cálculo que não esteja igual ao valor do imposto.

Além disso, a Fazenda Estadual não libera as notas que não estiverem com a situação cadastral do destinatário correta. Essa barreira do sistema trouxe certo tumulto nos primeiros dias de janeiro quando a segunda geração teve seu início, mas segundo Newton Guaraná, todas as dúvidas foram contornadas em tempo. “As validações permitem maior consistência e segurança para o contribuinte, pois ele só irá investir se o comprador estiver com os dados corretos”, justifica. A ideia é regularizar o mercado, pelo menos, essa é a intenção dos administradores tributários.  Caso o contribuinte tenha a sua operação negada, terá de entrar em contato com a Sefaz. O e-mail nfe@sefaz.rs.gov.br também é um caminho para solucionar as dúvidas.

Outra alteração realizada em 2012 favorece o Microempreendedor Individual (MEI). Até 2011, o Estado possuía aproximadamente 67 mil microempresas sem a possibilidade de emissão do documento fiscal. Atualmente, praticamente todas elas já possuem acesso à nota avulsa eletrônica. “Com esse item, o Rio Grande do Sul foi mais uma vez pioneiro, vanguardista”, completou.

Maior clareza nas operações beneficia empresas

O grupo Dimed Panvel participou da implementação da nota eletrônica, em setembro de 2006. De acordo com o gerente de Tecnologia da Informação, Carlos Dottori, todas as manutenções para o novo sistema já foram realizadas. Na visão de gerente, a clareza na forma de fechamento dos cálculos facilitou a comunicação junto aos clientes. “Entendemos que, quanto mais informações forem validadas pela Sefaz e com maior profundidade, sem onerar a performance dos serviços, melhor será para o contribuinte e para a cadeia”, opina.

Dottori diz que a mudança da nova geração da nota fiscal eletrônica não exigiu da empresa um novo software, tampouco uma mudança radical, mas apenas uma readequação da solução já existente na Dimed, que, segundo ele, foi desenvolvida internamente pela equipe de TI.

De acordo com o especialista, em algumas das modificações realizadas pelos órgãos fazendários, necessita de maior atenção, como a informação do código EAN na nota fiscal, pois não é possível preencher com valor zero, por exemplo. Ele explica que, se não há valor, é preciso deixar em branco, nulo. Os totalizadores de itens da nota devem ser precisos, o CEP do emitente passou a ser uma informação obrigatória e alguns outros itens, opcionais. “Apesar disso, não tivemos maiores problemas, a transição foi bastante tranquila”, comenta.

Segundo o gerente, para garantir o sucesso na nova implantação, a Dimed utilizou processos formais de gestão de projetos, baseadas nas práticas de desenvolvimento de software, gerenciamento de projetos e governança de TI.

Empresas disponibilizam software específico

Com a nota eletrônica, muitas empresas de Tecnologia da Informação buscaram desenvolver os softwares adequados à utilização do documento. Para o diretor de produto da Decision IT, Eduardo Batistela, está ocorrendo uma revolução no sistema da NF-e segunda geração. A empresa criou o Notamax, que é uma solução de nota fiscal eletrônica. “É importante distinguir os conceitos, pois os impactos são completamente diferentes”, esclarece.
Para o diretor, a principal mudança fica por conta da presença do item Manifestação de Destinatário, que deve ser preenchido na nota, exigência que não era cobrada. É que, antes do conceito da NF-e de segunda geração, o destinatário da mercadoria não participava do processo de validação da autenticidade do documento fiscal, a não ser quando era intimado pelo fisco para circularização de informações. O projeto-piloto da Manifestação do Destinatário teve início em novembro de 2011 e se estenderá até fevereiro de 2012. “Podemos esperar para abril deste ano uma nota técnica para as empresas que desejarem avançar para passarem a utilizar os novos recursos que trarão benefícios importantes ao destinatário, hoje, parte esquecida no processo da NF-e”, completa. 
De acordo com Batistela, a manifestação do destinatário introduz quatro novos eventos na segunda geração. Ele salienta que o projeto proposto pelo Encat nasceu com 24 eventos, ou seja, ainda existem outros para o aproveitamento das funcionalidades planejadas.

Ele destaca as melhorias da tecnologia usada para solução de emissão da Carta de Correção (CC-e).  Se a empresa já utilizava sistema para emitir o sistema para corrigir erros, conforme convênio Sinief s/nº de 1970, ele deverá ser adaptado para passar a emitir a CC-e.  Batistela diz que as soluções de NF-e terão que estar preparadas para atualizar as novas demandas ainda previstas para 2012.  “Se o setor fiscal utilizava um editor de textos para fazer a carta de correção, terá que passar a utilizar uma solução específica na área fiscal de forma a fazer a CC-e dentro do padrão digital exigido pelo fisco”, explica.

A tecnologia tem se mostrado uma forte aliada da contabilidade. Para a contadora e sócia do Rosário Serviços Contábeis Ltda, Jandira Morete Zinelli do Amaral, a nova geração da nota fiscal eletrônica facilitou a vida dos profissionais contábeis. No entanto, o trabalho realizado de preenchimento da nota exige muito preparo e conhecimento para não ocorrer erros. “Antes era mais fácil, mas agora é necessário uma pessoa especializada, treinada para isso, para que ela consiga entender o que está fazendo, pois todos os campos precisam ser preenchidos”, alerta.
A preocupação da contadora é reforçada pela responsabilidade do profissional quanto aos documentos fiscais gerados a partir da nota fiscal. Todas as informações darão origem a uma série de outros serviços, como o Sped PIS e Cofins, Sped Fiscal do ICMS e IPI. “Nós conferimos nota por nota quando chega ao escritório”, comenta. Segundo ela, todos os clientes que estão obrigados a usar essa ferramenta já estão utilizando. Para Jandira, a organização foi um dos pontos mais positivos que a nota fiscal eletrônica trouxe aos clientes. Além do mais, “ela conseguiu dar unicidade ao mercado”.

No escritório Tessmann Assessoria Empresarial, todos os clientes do lucro real, importadores e exportadores utilizam a nova versão. Na opinião do diretor-geral e consultor contábil, Charles Tessmann, a contabilidade mudou bastante após a NF-e, mas o perfil do profissional contábil também modificou. “Hoje necessitamos de um profissional muito mais completo, onde além das técnicas contábeis e fiscais, tenha a prática da tecnologia da informação, importação de dados, automação dos sistemas, análise de informações e bancos de dados”, completa.

Para Tessmann, a segunda geração do sistema eletrônico trouxe muito mais agilidade e facilidade para a leitura e importação das informações.  “O ideal é procurar profissionais contábeis que possam auxiliar neste processo, com antecedência e planejamento, a fim de não causar transtornos e prejuízos para a empresa”, resume.
Apesar das mudanças positivas geradas pelos sistemas de informação, Tessmann diz que elas ainda provocam dúvidas, inseguranças e dificuldades para os empresários que não buscam se organizar e não trabalham com um planejamento estratégico bem elaborado e não revisam o posicionamento institucional da empresa.

Empresas que chegam ao País buscam se adaptar ao novo sistema

A Magic Software, provedora de soluções de integração e desenvolvimento de aplicações de negócios, registra aumento da procura pelo iBOLT NF-e por parte das empresas estrangeiras que desejam se instalar no Brasil e que terão que integrar seus sistemas de gestão financeira com o portal da Nota Fiscal Eletrônica. A maior parte das solicitações vem da indústria automotiva, onde se espera crescimento intenso devido ao anúncio da construção de novas fábricas em território nacional, principalmente vindas do continente asiático.

As empresas que irão se instalar no Brasil, segundo Rodney Repullo, CEO da Magic Software Brasil, terão que adaptar seus sistemas de gestão financeira às regras do fisco brasileiro, e a Nota Fiscal Eletrônica é o primeiro item a ser considerado. “Estas companhias podem manter o sistema de gestão utilizado na matriz, adquirir um ERP brasileiro, mas terão que buscar uma aplicação que possa integrar o sistema ao portal da Sefaz. Como o iBOLT possui grande aceitação em muitos países, era de se esperar que ele venha a ser procurado para ser a ferramenta de integração. Como criamos o módulo iBOLT NF-e para o nosso mercado e facilmente integrável a qualquer ERP, a procura pela solução está em alta”, explica.

Repullo lembra que uma das primeiras empresas globais que adotaram o iBOLT NF-e no Brasil foi a multinacional Sony DADC, que superou o desafio de adequar seus sistemas para atender às diferentes exigências fiscais com a solução da Magic Software.  “A necessidade de cumprir as regras fiscais brasileiras, como a nota fiscal eletrônica, faz com que as multinacionais que chegam ao nosso mercado busquem uma tecnologia capaz de ajudá-las neste processo.

AGCO foi uma das pioneiras no projeto do documento eletrônico

Desde o início da implementação da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) no Estado, a AGCO do Brasil, empresa de equipamentos agrícolas, foi uma das primeiras a participar do projeto. De acordo com o supervisor de Impostos da AGCO América do Sul, Marcelo Costa, o processo foi um grande desafio pela amplitude das informações demandas pelo fisco, que exigiu o envolvimento de diversas áreas da empresa tais como fiscal, comércio exterior, contas a pagar, faturamento, contabilidade, entre outras, e, principalmente, a Tecnologia da Informação (TI).

Ele conta que a empresa teve de disponibilizar recursos para o processo, possibilitando e otimizando o mapeamento das regras e informações obrigatórias. Apesar disso, as vantagens que a nota eletrônica trouxe para empresa compensaram todo o empenho inicial. O executivo da AGCO conta que houve redução de espaço físico e no custo de armazenagem dos documentos fiscais, além de trazer maior transparência do fluxo de informação e de maior controle da empresa e do fisco.

A AGCO trabalhou como parceira para adequação do sistema diante das alterações que foram introduzidas na segunda geração e, de acordo com Costa, as melhorias repercutem no melhor controle da informação eletrônica entre o destinatário e o remetente da NF-e, além da redução do risco de cancelamentos indevidos. Ele destaca que, hoje, há maior transparência das NF-e emitidas contra a AGCO. Segundo Costa, o controle mais efetivo do fisco é positivo para empresas que têm interesse em ter todas as operações dentro da legalidade. “A NF-e vem agregar transparência ao processo e empurrar para a legalidade eventuais concorrentes que possam estar praticando concorrência desleal por evasão fiscal”, resume.